El secreto de la Contabilidad (I)

Ábaco. Fotografia de Jean Scheijen vía www.freeimages.com

Editado con fecha 28/03/2016 para arreglar el link apuntes para una historia de la contabilidad bancaria en España de Esteban Hernández Esteve.

Los objetivos de la contabilidad

En el anterior post sobre el origen del debe y del haber, citamos un excelente artículo de Esteban Hernández Esteve sobre los orígenes de la contabilidad por partida doble.

La contabilidad históricamente ha servido para dos cosas:

• Para que los agentes y administradores rindan cuentas por su gestión ante sus principales.
• Para que mercaderes y comerciantes conozcan el importe de sus créditos y obligaciones en relación con sus deudores y acreedores.

De esta primera finalidad derivó lo que se conoció como método de «Cargo y Data», también conocido como «cargo y descargo». Se llamaba así porque se hacía cargo al administrador de todo lo que recibió, y se le descargaba de todo lo que gastó.

En este sistema se abría una cuenta a cada administrador cuyo cometido implicase la movilización de caudales públicos. La cuenta estaba compuesta por dos partes, el Cargo y la Data, que se llevaban por separado, y se presentaban una a continuación de la otra.

El Cargo recogía por orden cronológico todas las cantidades que el administrador recibía de manos del Estado. Era su debe, es decir, lo que adeudaba, se le encomendaba o cargaba y por lo que debía rendir cuentas.

A continuación, debajo, figuraba la Data, que recogía las cantidades que el titular pagaba o entregaba por cuenta del Estado. Era su haber, lo que abonaba o acreditaba y por lo que era descargado. Por cierto, el significado del debe y del haber se explica aquí.

Este método se empleó de forma generalizada a lo largo de la Edad Media, y en Castilla se conoció como método del «pliego horadado».

Quedémonos con las ideas fundamentales:

• Cuentas nominales a cargo de una persona.
• Cuentas divididas en dos partes. La que incrementa «la deuda» del titular (el Cargo que asimilamos al debe) y la que disminuye «la deuda» del titular (la Data que asimilamos al haber).

El sistema era bueno para la rendición de cuentas, pero muy ineficaz para conocer la posición deudora o acreedora del dueño de los libros con respecto a terceros. O sea, su situación financiera real.

Cuentas en el método de partida simple

A lo largo de la Edad Media y de forma simultánea al desarrollo del sistema de «Cargo y Data», se fueron perfeccionando métodos para conocer la situación patrimonial de los mercaderes.

Ya desde la época del Imperio Romano, los libros de contabilidad recogían cuentas personales que reflejaban la situación de los propietarios con respecto a terceras personas, es decir, sus deudores y acreedores. Con el tiempo, se pasó a abrir cuentas para reflejar el estado patrimonial del mercader: la compra, venta y existencias de mercaderías y la posesión de bienes muebles e inmuebles.

Junto con estas cuentas patrimoniales positivas, se abrieron cuentas «negativas» que recogían los elementos que hacían disminuir el patrimonio, como las de efectos comerciales pendientes de pago o las de acreedores.

Como vimos, los elementos que hacían aumentar el patrimonio se anotaban en el debe y los que lo hacían disminuir en el haber. Por ello, era razonable apuntar los créditos concedidos (es un derecho de cobro) en el debe y los recibidos (es una obligación o compromiso de pago) en el haber.

De este modo, las cuentas de los elementos patrimoniales positivos tenían un saldo deudor (saldo en el lado del debe), que representaba el incremento en el patrimonio poseído. Y al contrario, las cuentas de los elementos negativos (saldo) tenían un saldo acreedor que representaba la disminución del patrimonio.

El patrimonio total del dueño de los libros era la suma de los saldos deudores correspondientes a las cuentas de elementos patrimoniales positivos menos la suma de los saldos acreedores de las cuentas de los elementos negativos.

En terminología moderna diríamos que habían inventado un balance de saldos en el que figuraban las cuentas de los grupos 2 y 3 (activo no corriente y existencias) para reflejar el patrimonio; y las cuentas del los grupos 4 y 5 (Acreedores y Deudores por Operaciones Comerciales y Cuentas Financieras) para reflejar los derechos de cobro y las obligaciones de pago. El concepto de financiación básica no se había inventado todavía, por lo que el balance no incluía lo que hoy llamamos el grupo 1.

Las cuentas, no obstante, continuaban teniendo un fuerte carácter personal. No existía una cuenta llamada mercaderías, sino una cuenta abierta a nombre de la persona encargada del almacén, responsable de la custodia de lo que allí se guardaba.

Libros en el método de partida simple

Otra innovación que se fue imponiendo para satisfacer las necesidades de rendición de cuentas y de conocer la situación patrimonial, fue la de llevar unos libros estandarizados para recoger las operaciones contables y mostrar los saldos de las cuentas: el libro Diario y el libro Mayor.

En el artículo sobre apuntes para una historia de la contabilidad bancaria en España, del mismo autor citado anteriormente, se muestra el ejemplo de la contabilidad del banco privado barcelonés perteneciente a Pere Descaus y Andreu d’Olivella correspondientes a los años 1372 a 1383.

El sistema contable se basaba en cuentas personales exclusivamente, sin rastro alguno de una cuenta de Caja. El Libro Diario se estructuraba en asientos independientes ordenados cronológicamente. Cada asiento estaba separado del anterior mediante una línea horizontal y aparecía cruzado por dos rayas oblicuas en señal del pase a la cuenta correspondiente del Mayor. Las anotaciones contables sólo generaban asientos en el debe o en el haber (a diferencia del método de partida doble).

A cada uno de los libros Diarios correspondía un libro Mayor en el que las cuentas aparecen estructuradas a la veneciana. A lo largo de los siglos XIV y XV, los libros Mayores solían presentarse en tres formas típicas derivadas de la práctica italiana:

• La forma toscana. La sección del debe se colocaba encima de la del haber (como en el método de Cargo y Data).
• La forma lombarda y genovesa. Presentación tabular en secciones contrapuestas, con el debe a la izquierda y el haber a la derecha (la forma que conocemos hoy en día)
• La forma veneciana. Presentación en secciones contrapuestas pero en páginas enfrentadas, en las que el debe ocupa la página izquierda y el haber la derecha.

Resumen del método de partida simple

Las características básicas de la contabilidad por partida simple eran:

• Anotación sistemática mediante la mecánica vista anteriormente de los hechos contables en libros estandarizados: el Diario y el Mayor (aunque podían recibir distintos nombres). Se consideraba que el libro Diario es el más importante porque sirve de prueba en caso de juicio y permite reproducir el Mayor a partir de los datos que contiene.
• Existencia de un balance en el que se muestra el patrimonio como la diferencia entre la suma de los saldos deudores de las cuentas «positivas» y la suma de los saldos acreedores de las cuentas «negativas» (todavía no se emplea la denominación de activo o pasivo).
• Como siempre, las cuentas se dividen en dos secciones: debe y haber.
• Las cuentas contables tienen un carácter personal. Por ejemplo, no existe la cuenta de caja sino la cuenta personal del cajero al que se le ha encargado la custodia de los fondos.

No obstante, quedan todavía aspectos muy relevantes por resolver. La partida simple es un método en el que es fácil cometer errores, y por tanto es susceptible al falseamiento. La única forma de comprobar la veracidad de unas cuentas era comparando los datos de los agentes con los de sus principales. Y, aunque se registraba el estado patrimonialdel dueño de los libros, tampoco era fácil conocer la marcha de un negocio.

Formalmente la contabilidad ya se parece mucho a la de partida doble por la presencia de las cuentas; el debe y el haber; y los libros Diario y Mayor. Sin embargo, faltaba lo esencial: que a cada partida deudora le correspondiera una acreedora y viceversa.

Con el paso del tiempo, se profundizó en la desagregación del patrimonio en los elementos que lo componen. Así se fueron creando cuadros de cuentas cada vez más complejos. Simultáneamente, las cuentas fueron perdiendo su carácter personal y se convirtieron en elementos parimoniales (cuenta de Caja, Terrenos, Mercaderías, etc…)

Este proceso de despersonificación también alcanzó al dueño de los libros, de forma que la contabilidad se comenzó a elaborar para la empresa o negocio en lugar de para el empresario. Así, las relaciones contables no se establecían entre los interesados y el empresario, sino entre los elementos patrimoniales de ambas partes.

Estos cambios derivaron poco a poco en el sistema contable de partida doble, que es el empleado hoy en día y que veremos en la segunda parte de este post.