El secreto de la Contabilidad (III)

Estructura del balance minimalista vía http://emprendedoresminimalistas.com

Cuentas de balance

Vimos en el post anterior cómo las cuentas de neto patrimonial (la de capital y la de pérdidas y ganancias) permitían a la contabilidad ofrecer una visión general del patrimonio del tenedor de los libros y del resultado de la actividad económica. Pero para que el sistema funcionase correctamente debíamos aclarar el problema de las cuentas misteriosas.

Los cuadros de cuentas medievales, antes de la introducción del método de partida doble, servían para reflejar el patrimonio del mercader y para conocer su posición deudora y acreedora. Esto no cambió con la partida doble. Así, los cuadros de cuentas contenían los siguientes grupos, aunque para clarificar les daremos una terminología moderna adaptada al Plan General Contable español.

• Grupo 2. Activo no corriente. Recoge elementos patrimoniales duraderos como terrenos, maquinaria y elementos de transporte, o inversiones financieras de vencimiento superior a un año.
• Grupo 3. Existencias o activo corriente. Elementos almacenados para la actividad comercial, ya sea para la compraventa o materias primas para la fabricación o consumo durante el ejercicio corriente.
• Grupo 4. Acreedores y deudores por operaciones comerciales. Contiene cuentas de activo (clientes o efectos comerciales a cobrar) y cuentas de pasivo (proveedores o efectos comerciales a pagar). También incluye cuentas con las administraciones públicas, aunque tengan saldos de vencimiento superior a un año.
• Grupo 5. Cuentas financieras. Contiene instrumentos financieros por operaciones no comerciales, de vencimiento inferior al año, recogidos en cuentas de activo (caja o bancos) y de pasivo (deudas con entidades de crédito).

A estos grupos añadimos otro, introducido con el nuevo método de partida doble, que englobará las cuentas de neto patrimonial.

• Grupo 1. Financiación básica. Este grupo recoge la cuenta del capital y la de pérdidas y ganacias (también denominada cuenta de resultado). Representa las fuentes de financiación a largo plazo de la empresa.

Todas las cuentas incluidas en estos grupos reciben el nombre de cuentas de balance. Su función es recoger los activos y pasivos del tenedor de los libros, es decir, su patrimonio, derechos de cobro u obligaciones de pago.

Cuentas de gestión

Cuando hablábamos de la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG) hablamos de operaciones que hacían más rico al mercader (incrementaban el capital de la sociedad) o que lo hacían más pobre (disminuían el capital de la sociedad). ¿Qué operaciones pueden ser estas?

Esta pregunta no es difícil. En general, un mercader se hace más rico cuando vende y más pobre cuando compra. Lo que ocurre es que compra pensando en vender después con beneficio. Haciendo una abstracción diríamos que una sociedad incrementa el patrimonio cuando ingresa dinero por la prestación de servicios o por la venta de mercancías. Y al contrario, disminuye el patrimonio cuando gasta dinero o compra mercancías. Inventemos ahora dos cuentas contables para recoger estas operaciones: la cuenta de ingresos y la cuenta de gastos.

Cuenta de ingresos

¿Cómo asentaríamos las ventas de mercancías al contado en el libro diario? Supongamos que nuestro afortunado mercader realiza cuatro ventas en un mes. Esto crearía 4 asientos en el libro diario (los importes, como siempre, en ducados venecianos):

Al traspasar los asientos, la cuenta de ingresos en el libro Mayor tendría el siguiente aspecto:

El saldo de la cuenta de ingresos correspondiente al mes en cuestión sería de 1.380 ducados, que representaría el importe de las mercancías vendidas en ese periodo.

Ahora ¿de qué forma podemos transferir ese saldo a la cuenta de pérdidas y ganancias? Probemos con este asiento en el libro Diario:

Al traspasar el asiento al Mayor, la cuenta de ingresos quedaría saldada:

Y la cuenta de pérdidas y ganancias quedaría:

El resultado del mes serían la obtención de beneficios. Tendríamos un incremento en el patrimonio del esforzado mercader de 1.380 ducados.

Cuenta de gastos

Es el mismo mecanismo pero a la inversa. Supongamos que el mercader debe reponer el almacén durante el mes siguiente con realizando dos compras de mercancías en buenos ducados de Venecia contantes y sonantes. Los asientos en el libro diario:

El traspaso al Mayor:

Así, los gastos del mes siguiente han ascendido a 158 ducados. Transfiramos este saldo a la cuenta de pérdidas y ganancias mediante este asiento en el Diario:

El Mayor quedaría saldado:

Y la cta de PyG

Tras dos meses de operaciones comerciales el mercader ha obtenido un beneficio de 1.222 ducados.

Grupos

Resumiendo lo que hemos hecho hasta ahora. Queríamos reflejar el incremento o la disminución del patrimonio neto del tenedor de los libros como resultado de la actividad comercial. Para ello creamos la cuenta de pérdidas y ganancias en el grupo 1 de financiación básica.

Con objeto de recoger las operaciones de tráfico comercial, y también las ajenas, que afectan al resultado del periodo (pérdidas y ganancias) necesitamos inventar unas cuentas intermedias. Estas cuentas son las de ingresos y gastos.

Queremos que estas cuentas se integren en el sistema contable de partida doble, por lo que deben tener un funcionamiento análogo al del resto. Para ello vamos a crear dos grupos de cuentas nuevos.

Como hemos visto, la cuenta de ingresos debe servir de contra-apunte a los incrementos de activos. Es decir, cuando vendo y se incrementa el debe de la cuenta de caja necesito un apunte en el haber de la cuenta de ingresos. Por este motivo, las cuentas de ingresos presentan saldo acreedor. Esto es un poco confuso, ya que la cuenta de ingresos se comporta como una cuenta de pasivo. Y sucede al revés con las cuentas de gastos: tienen saldo deudor y se comportan como cuentas de activo.

Por ello, es aconsejable presentar los dos grupos de cuentas fuera del balance, con un estad especial llamado «Cuenta de pérdidas y ganancias». El saldo de esta cuenta es el resultado del ejercicio y se anota en la cuenta del mismo nombre del balance.

Así pues, en el Plan General Contable español se han creado dos grupos nuevos de cuentas:

• Grupo 6. Compras y gastos. En él se recogen los aprovisionamientos de mercaderías que después se venderán o las materias primas que se someterán a procesos de transformación para la obtención de productos acabados destinados a la venta posterior. También se incluyen los gastos del ejercicio como adquisiciones de servicios o de consumibles y las variaciones de existencias y demás pérdidas.
• Grupo 7. Ventas e ingresos. En él se recogen los ingresos procedentes de la venta de mercaderías o productos acabados y de la prestación de servicios que sean objeto del tráfico de la sociedad. También se incluyen otros ingresos com la variación de existencias o los ingresos financieros.

Despedida y cierre

Este ha sido, en esencia, el mecanismo empleado en el sistema de partido doble para conseguir los objetivos propuestos. Proporcionar una información completa y fiable del patrimonio y del resultado (beneficios o pérdidas) de las unidades económicas.

Y los mecanismos han sido dos: la dualidad de los asientos contables y la introducción de las cuentas de neto patrimonial, incluyendo la de pérdidas y ganancias. Ellos son los que confieren al método de partida doble su verdadera naturaleza.

Hoy en día estamos acostumbrados a llevar así la contabilidad. De hecho, el método no ha sufrido mejoras importantes desde la Baja Edad Media. Quizás, por ello, esta forma de contabilizar nos parece simple y obvia. No obstante, en su día, constituyó una verdadera revolución en su campo.